Cómo Hacer Lo Que Hace Sirena Sin Sirena: Introduciendo a Úrsula, La Hechicera del Mar...

Te contamos cómo hacer para hacer algunas de las cosas que hace Sirena sin tener que invertir en Sirena.

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Cuando vamos a reuniones por primera vez, es normal encontrarse con alguien que dice sin siquiera haber visto el producto: 

"Ya tenemos un sistema y ya hace las cosas que me cuentas"

 

Si ya tienes un sistema que hace lo que Sirena hace, con este artículo tal vez puedas mejorarlo... o si eres uno de los que piensa que tu sistema hace todo lo que hace Sirena, tal vez pueda iluminarte de las cosas que podrías hacer!

 

Dado que Sirena hace muchas más cosas que las que están aquí listadas, nos enfocaremos en que al menos puedas hacer lo principal:

 

Asegurarte de contactar a todos tus clientes de forma inmediata.

Y te explicaremos cómo hacerlo sin tener que invertir en Sirena.

 

¿Te preguntas por qué te daremos toda esta información tan valiosa de forma gratuita?

 

Porque quienes aún no son clientes suelen entusiasmarse con la idea de contacto rápido que podrían tener con Sirena.

Sin embargo, aún no se sienten listos para usar Sirena, ya sea porque tienen otro sistema o porque no quieren invertir.

Entonces, deciden buscar formas alternativas de contactar a los leads que llegan por internet de forma inmediata.

Vamos a repasar paso a paso cómo hacer para replicar lo que hace Sirena, sin usar Sirena.

Vamos a llamar Úrsula a este nuevo producto que nace hoy...

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¿Estás listo para conocer a Úrsula?

Vamos! 🏇 

 

Paso 1: Tener un lugar donde cargar los clientes

 

Lo primero que tienes que decidir es donde recibirás los clientes que lleguen de internet.

Sirena tiene la ventaja de que funciona como CRM y base de datos. 

Sin embargo, existen multiples alternativas para esto además de Sirena: Google Docs, miles de CRMs, etc.

 

1. Si eliges un google docs, lo más simple, puedes estar tranquilo que será fácil de ingresarle información.

 

<<Si no sabes cómo hacer para configurar un Google Docs y transformarlo en un "CRM", te recomiendo que leas esto (link)>>

 

¿Las ventajas de Google docs?

- Es fácil de usar.

- Es intuitivo.

- Es gratis.

- Si sabes programar funciones o macros puedes hacer magia.

 

¿Las desventajas?

- Es una planilla simple.

- No tiene inteligencia.

- Es dificil de llevar una operación de más de 5 personas en el.

- No es una base de datos como tal.

- La información se puede borrar fácil.

- Dificilmente puedas editar en el celular un drive sin pelearte mucho con el.

 

2. Si eliges un CRM tradicional, tienes que asegurarte encarecidamente que tenga una API. Sino será imposible hacer todo lo que sigue a continuación y no pasarás del paso 1 🙀.

 

¿Las Ventajas del CRM?

- Es un producto que fue pensado para administrar clientes.

 

¿Las Desventajas? 

<<En este artículo están muy bien explicadas (link)>>

- Suele ser dificiles de implementar.

- Los vendedores no tienen integrada su comunicación con su gestión de clientes.

- Suelen ser poco intuitivos y requieren mucho entrenamiento.

- No son gratis.

 

El costo aproximado de un usuario de CRM varía de los 10 a los 300 dolares por usuario según las prestaciones y el proveedor. << Aquí tienes una referencia. (link)>>

 

Paso 2: Integrar todos tus canales

Lo primero que hace Sirena para comenzar a trabajar con tu concesionaria es Integrar todos tus Canales donde clientes dejan sus consultas: MercadoLibre, Tu sitio web, Facebook, Instagram, entre otros etc.

Y lo hace en tiempo record. En menos de 1 semana ya estará funcionando. 

Sin embargo, Úrsula es una persona muy sociable y tiene otra formas de integrarse con tus canales! A continuación te cuento cómo lo hace:

 

Facebook:

 

Facebook se puede integrar a tu CRM o google docs vía Zapier: Zapier es una gran herramienta de integraciones que ayuda a interconectar miles de plataformas.

Lamentablemente, pocas plataformas en latinoamérica están conectadas a Zapier.

Sin embargo, te servirá para integrar Facebook de forma directa a tu google docs o a tu CRM (siempre que tu CRM esté integrado a Zapier)

 

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<<Si quieres saber como configurar integraciones de Facebook en Zapier puedes leer este artículo (link)>>

 

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Costo de usar Zapier: A partir de 18 USD mensuales 

 

Tu sitio web:

 

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Habitualmente, los proveedores de sitios web, configuran un formulario para ingreso de datos de clientes.

Es normal que cuando configuran eso, llega un mail a una casilla de mail de la empresa con los datos de los clientes.

Usando Zapier, tienes una opción de Parsers que ya es un poco más avanzada, que permitirá transformar un e-mail en un dato que ingrese de forma automática a tu Google Docs o CRM.

Seguramente sea muy dificil para ti implementar esto (se requieren ciertas habilidades técnicas), puedes probar contratando un programador amigo de Úrsula que haga esta integración.

 

Costo de integrar tu sitio web:

Calculando que la hora de un programador vale en torno a los 25 USD, puedes con 16 horas de un programador, dejar todo funcionando.

Asumiendo que cada cliente suele tener entre 2 y 4 canales propios a integrar, este costo se multiplica.

Probablemente precises mantener la integración, por lo que deberás contemplar al menos 8 horas mensuales del programador destinadas a que la integración funcione normalmente.

Como te imaginas, los amigos de Úrsula no trabajan gratis...

 

Costo Total: 400 dolares iniciales más 200 USD por mes.

 

 

Portales como MercadoLibre, Webmotors, Soloautos, etc:

 

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Desafortunadamente, ninguno de estos portales está integrado con Zapier, es decir, no pueden integrarse con Úrsula :(.

Asimismo cada uno de estos tiene su propia herramienta de gestión de clientes.

Esto puede traer un problema a la hora de tener todos los leads en un solo lugar y de conocer el estado de seguimiento de cada uno.

Dado que es extremadamente costoso desarrollar integraciones con cada una de estas plataformas, descartamos de plano que contrates un programador para esto (sería antieconómico y dificil de mantener si no tienes una escala gigantesca).

La mejor solución para tener una base unificada con estos canales es sin duda usar Sirena.

Pero si aún no estás convencido de invertir en Sirena, Úrsula, tiene una solución para tí.

Puedes contratar un asistente de marketing que se encargue de estar revisando constantemente estos canales para cargar los leads en tu Google docs o CRM.

 

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Una persona full-time que haga un levantamiento de los leads durante todo el día y alimente el sistema, puede costar en torno a los 700 Dolares mensuales (con impuestos y cargas sociales incluidas).

 

En algunos países será 500 y en otros 1000, pero oscilará en ese rango. Esta persona además podrá realizar otras tareas, pero tendrá que estar pendiente de este tema.

 

Costo de un asistente de Marketing: 700 USD mensuales

 

 

Paso 3: Asignar los Leads a un vendedor

 

Uno de los diferenciales de Sirena, que asegura que todos los clientes sean contactados inmediatamente, es su distribución automática de clientes.

Sirena tiene dos formas de distribuir clientes:

 

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- Sistema "Todos Vs. Todos" que hace a los vendedores competir por el lead. Todos los vendedores son notificados de los nuevos leads, y el primero en aceptarlo, se lo queda, bloqueandole el acceso a sus pares.

- Sistema "Uber" que notifica a un vendedor, y luego de 5 minutos sin que este lo haya tomado al cliente, notifica al resto de los vendedores para que cualquiera lo tome.

 

Estos métodos fueron creados para maximizar la velocidad de atención de los leads y está probado que es la forma más efectiva de distribuir leads.

 

¿Por qué?

Porque es una gran bolsa donde los vendedores van tomando leads a medida que están disponibles.

 

Otros sistemas usan métodos de asignación más tradicionales, como enviar un lead a cada vendedor.

No recomendamos esto, dado que si el vendedor está atendiendo a otro cliente, el lead se quedará esperando por horas, días o quien sabe, tal vez nunca sea contactado.

 

New Call-to-action

 

Entonces, ¿Cómo replicar el modelo de distribución de Sirena, sin usar Sirena?

<<Una forma está explicada en este artículo (link)>>.

 

Úrsula no es una experta en tecnología, pero siempre tiene una solución a mano:

1. Creas un grupo de whatsapp por sucursal.

2. El asistente de marketing que contrataste en el paso 2, se encarga de avisar por whatsapp cada vez que llega un cliente nuevo.

3. El primer vendedor que responde🖐, el asistente de marketing le asigna el cliente.

 

Claramente esto no será 100% automático y requerirá mucho de las personas, pero es una buena forma de imitar el proceso de distribución automático de Sirena.

 

Costo: Cómo la persona de marketing ya fue contratada en el paso 2 esto no tendrá costo adicional 💪.

 

Paso 4: El contacto "Real" inmediato.

 

Contacto rapido.png 

Sirena nació como resultado de nuestra experiencia en Rodati, nuestra empresa anterior.  

<<Si no conocés cómo nacimos, puedes leer este artículo (link)>>

 

El problema que teníamos era que les envíabamos leads a las concesionarias, y estas no los llamaban!! 😭 

 

Y lo peor de todo es que nos mentían en la cara diciendo que si los habían llamado.

 

Imaginen nuestra sorpresa cuando llamábamos al cliente para preguntarle cómo le había ido en la concesionaria, y nos contaba que siquiera lo habían contactado. 😵 

 

Eso nos hizo darnos cuenta que no podíamos confiar en lo que el vendedor "decía que hacia". 

Los vendedores muchas veces para evitar que sus superiores se enojen con ellos, simplemente le mienten al Google docs o al crm diciendo que hablaron con el cliente cuando no lo han hecho.

Ellos saben que dificilmente su gerente se ponga a hablar con los clientes para verificar la información.

Nos dimos cuenta que esto pasaba porque los vendedores tenían desconectado el CRM de su medio de comunicación.

 

Mientras usaban su celular para llamar o enviar whatsapp, tenían que ir a un sistema a cargar los datos que era donde los monitoreaban.

Eso les demandaba "multitasking" y duplicar su trabajo.

 

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Con eso aprendimos 2 cosas:

La primera es aprender a diferenciar entre lo que el vendedor hace y lo que dice que hace.

La segunda es que es imposible que el vendedor use un sistema si le genera un esfuerzo extra que no será recompensado

 

Para lograr resolver ambas cosas, decidimos:

 1. Crear un producto nativo en IOs y Android para monitorear si el vendedor llama, envía whatsapp, sms.

 2. Integrar el sistema a sus medios de comunicación para que la tarea que realicen se registre automáticamente y no le genere trabajo extra.

 

De esta forma Sirena se entera de "lo que hace" el vendedor y no "lo que dice que hace" 😎.

 

¿Por qué te cuento todo esto? 

Porque imitar esta funcionalidad en Úrsula es imposible.

Google docs no lo soporta y dificilmente encuentres un CRM que sea nativo en Android y IOs que audite todo esto.

Así que lo siento 😫 . Esto no creo que puedas hacerlo.

 

Lo que tal vez si puedas hacer es contratar un CRM que tenga integrado un sistema de telefonía VOIP y contratarle a toda tu fuerza de ventas un sistema VOIP.

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Por nuestra experiencia, esto es poco recomendable por 2 razones:

1. La conexión wifi suele ser más inestable que la línea telefónica y por lo tanto, el VOIP no funciona al 100%. Muchas comunicaciones se cortan y andan con ruido.

2. Los vendedores hoy en día se comunican por whatsapp tanto o más que por teléfono, por lo que la telefonía de a poco va cediendo a las nuevas tecnologías.

 

Costo de implementar tecnología VOIP: Es dificil de determinar, pero para tener una conexión óptima de wifi, se requiere infraestructura de routers.

Costo aproximado: 2500 USD más el costo mensual de la telefonía VOIP que variará su costo por país y ciudad.

 

Con este último punto pasamos al tema de Whatsapp.

 

Paso 5: Integrarte con Whatsapp y envío de plantillas automáticas.

WhatsApp Diagram.002.jpeg

 

Si bien muchos sistemas CRM actuales están integrados al e-mail, el único que integra Whatsapp es Sirena.

 

Sin embargo,Úrsula es muy expeditiva y le encontró una solución que la dividiremos en dos partes:

 

Parte 1: Cómo tener a todos los clientes en tu celular.

Aquí te cuento una forma de imitar la integración de Sirena con Whatsapp.

 

1. Cada vez que llegue un cliente,  el asistente de marketing lo registra en un teléfono especial de la siguiente forma.

 

Entre corchetes coloca de donde llegó el cliente. Ej:

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Y luego coloca nombre y apellido.

 

2. Una vez que lo registra, chequea que el cliente tenga efectivamente whatsapp, ingresando a whatsapp y buscándolo.

 

3. Luego de decidir que vendedor lo tomará, le envía al vendedor asignado el contacto del nuevo cliente por whatsapp.

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Parte 2: Las plantillas

La segunda parte de la integración es que los asesores tengan plantillas para evitar que tengan que escribir el mismo mensaje cientos de veces.

 

Para esto, recomendamos que el asistente de marketing en conjunto con los vendedores creen las plantillas que les gustaría usar. 

Algunos ejemplos que usamos en Sirena son:

 

- Plantilla "No pude conversar - primer contacto"

"Hola (Nombre de cliente)!

Soy Ruben de Grupo Estrella. Intenté comunicarme con usted y no pude. Voy a llamarle nuevamente, le dejo además mi número por si prefiere llamarme: 99999999.

Saludos."

 

- Plantilla "datos incorrectos"

Hola (Nombre de cliente)!

Soy Ruben de Grupo Estrella. Intenté comunicarme recién y no pude. Parece que el número que tengo registrado es incorrecto. Me podría confirmar su número de teléfono?

Saludos!

PD: Le dejo además mi número por si prefiere llamarme usted: 99999999.

 

- Plantilla  "Contacto efectivo"

Hola (Nombre de cliente)! 
Soy Ruben de Grupo Estrella. Fue un gusto conversar con usted. Lo estaré contactando nuevamente el día XXXXX.
 Le dejo mi número por si prefiere llamarme usted: 99999999.Saludos!

 

- Plantilla "Después de visita"


Hola (Nombre de cliente)!
Soy Ruben de Grupo Estrella. Fue un gusto recibirle hoy.
Lo esperamos nuevamente por aquí.
Saludos!

 

Costo de hacer este proceso de integración con Whatsapp de forma manual: 

Como la persona de marketing ya fue contratada en el paso 2 esto no tendrá costo adicional 💪.

 

Paso 6: Que tu equipo aprenda a manejar el sistema.

Diseño ux.jpeg

 

Este último paso tiene mucho que ver con el paso número 4. 

Y si bien es el último en la secuencia de pasos, es uno que cruza a todos los anteriores.

Los productos son creados para ser usados por un usuario final.

Sin embargo, esto no siempre se ve en la práctica.

Los diseñadores y programadores hacen productos llenos de cosas pero dificilísimos de usar.

Pero está probado que los productos que terminan triunfando son los más simples.

Por eso, productos como whatsapp o facebook han triunfado siendo que tenían muchísima competencia. Simplemente por ser más "Amigables".

Entonces, cuando decidas las herramientas que finalmente usarás para reemplazar a Sirena, te recomiendo prestar mucho atención a este detalle (que no es un detalle).

Una mala elección hará que todo el sistema diseñado, no funcione.

Simplemente porque los vendedores se negarán a usar el producto.

Y si no me crees a mí, puedes mirar este video (link).

¿Es eso lo que quieres? 

 

Como imagino que no quieres estar batallando contra un producto que no funciona, que se traba, que los vendedores no saben ni quieren usar, te recomiendo que valides con tu equipo el producto antes de contratarlo.

 

Costo de contratar un producto que nadie usa:

Tu tiempo, entrenamientos desperdiciados, implementaciones, descontento, insatisfacción tuya y de la fuerza de ventas.

 

Bonus track: El soporte... porqué las cosas no siempre funcionan como uno espera.

Hace aproximadamente 2 meses ocurrió algo que nadie se esperaba. Me acuerdo que estaba en la calle queriendo hablar con mi mamá.

Le enviaba mensajes por whatsapp pero veía que whatsapp no los enviaba.

Empecé a pensar que era problema de mi internet así que me conecté a un wifi en un bar.

Pero a los pocos minutos de intentar en vano, entré a twitter para ver que a todos los usuarios le pasaba lo mismo.

Se había caído whatsapp! 😱  😱

 

whatsapp se cayo.png

 

Recuerdo que había una chica desesperada que no sabía cómo contactar al novio.

La miré y le dije: "puedes llamarlo".

 

Me miraba desconcertada...cuando percibí que en su cabeza debían girar pensamientos como: "¿Llamarlo? ¿por teléfono?". 

Debo decir que me causó un poco de gracia la situación.

 

Parecía que volvíamos a la edad de piedra. 

En ese momento me di cuenta de que en Sirena teníamos entre manos oro puro. Y no solo por el producto...sino por el servicio.

 

En Sirena damos servicio a nuestros clientes 24 horas los 7 dias de la semana. 

 

Tenemos la filosofía de que siempre que haya un cliente con una duda, sea la hora que sea, intentaremos responderla.

Claro, hay veces que estamos durmiendo y no respondemos...jeje.

 

Sin embargo, el hecho de estar respondiendo las 24 horas los 7 dias de la semana, nos da una cercanía con el cliente que pocas empresas tienen!

 

Por eso, a la hora de evaluar contratar a Úrsula, que es muy seductora sin dudas, deberías considerar el costo de "No tener alguien que te responda y solucione tus problemas, en el momento en que los precisas resueltos".

 

Costo de no tener el soporte adecuado: Incalculable!

 

Conclusión: ¿Cuánto cuesta contratar a Úrsula?

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Recorrimos varias de las cosas que Úrsula podría hacer para reemplazar a Sirena.

Para pasar en limpio, si sumamos el costo de los distintos pasos tendremos:

 

Costos Fijos 
Item Costo en USD
Zapier $18
Mantenimiento de canales $200
Asistente de marketing $700
   
Costo inicial 
Item Costo en USD
Integración de canales $400
VOIP $2,500

 

Es decir que puedes crear y usar Úrsula por el módico precio de USD 918 mensuales.

Más un costo de implementación por única vez de USD 2900.

 

Con Úrsula podrás hacer un 30% de las cosas que hace Sirena (no de forma tan efectiva, y con mucho esfuerzo humano, pero podrás hacerlas)

 

Tabla comparativa 2.png

 

Y a eso solo tendrás que añadirle la dedicación de:

- Tu tiempo

- Entrenamientos desperdiciados

- Implementaciones que no funcionan.

- Descontento

- Insatisfacción tuya y de la fuerza de ventas.

 

Así que es tu hora de elegir...entre Sirena y Úrsula ;)

 


Sirena es una herramienta de contacto ágil, que facilita al máximo la comunicación entre vendedores y clientes. Como nos gusta decir, “nuestro trabajo es transformar vendedores en superhéroes” 😎  

¿Quieres conocer más sobre Sirena? Puedes agendar una llamada con un Experto Sirena, haciendo click en el botón de abajo.

 

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